Ide aplikasi ini bermula dari permintaan salah satu client kami yang membutuhkan otomatisasi dalam pengelolaan kertas-kertas dokumen yang tersimpan dalam gudang menjadi dokumen softcopy yang tertata dalam file system yang rapi dan dilengkapi feature local search engine google style. Mulailah kami mencari source-source aplikasi yang pas untuk mengakomodasi permintaan ini, pilihan akhirnya jatuh pada aplikasi alfresco.
Setelah melalui proses kolaborasi team beberapa minggu aplikasi alfresco telah dicustomized dan bermetamorfosa menjadi aplikasi yang mampu untuk melakukan konversi dokumen hardcopy menjadi softcopy dengan bantuan mesin scanner, menyimpan file hasil scanner dalam file folder system yang ditentukan dan level otorisasi access file yang bisa diset sesuai keinginan pelanggan serta beberapa feature canggih lainnya. Maka lahirlah Aplikasi Electronic Document dan Filling System berbasis Alfresco. Aplikasi Electronic Documen dan Filling System berbasis Alfresco ini diharapkan mampu menjadi solusi permasalahan klasik yang sering muncul dalam pengelolaan dokumen secara manual seperti :
1. Kesulitan untun mengakses dokumen secara bersama-sama
2. Kesulitan untuk mencari dokumen secara cepat karena tersimpan secara manual
3. Butuh waktu satu hari untuk mendapatkan dokumen yang dibutuhkan
4. Kecepatan dalam pengambilan keputusan menjadi lambat karena alur dokumen
5. Kecepatan layanan kepada pelanggan menjadi lambat
Dengan implementasi Electronic Documen dan Filling System berbasis Alfresco diharapkan akan dapat :
1. Menyimpan dokumen secara digital (image, teks)
2. Mendukung akses dokumen secara bersama-sama
3. Mendukung pencarian dokumen secara cepat
4. Mempercepat akses terhadap dokumen menjadi kurang dari satu menit
5. Mempercepat pengambilan keputusan dengan alur dokumen secara digital
6. Mempercepat pelayanan kepada pelanggan menjadi satuan hari kerja
Beberapa fungsi utama yang disediakan oleh aplikasi manajemen ini dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Penyimpanan Dokumen Beragam Format secara Digital
Fitur ini merupakan fitur dasar dari manajemen dokumen yang memungkinkan dokumen fisik (hardcopy) diubah menjadi digital sehingga dapat dengan ringkas dan mudah diakses oleh setiap orang yang membutuhkan.
2. Akses ke Dokumen secara Bersamaan
Berbagi (sharing) dokumen secara bersamaan, para pengguna dapat berbagi file sesuai dengan kebutuhannya masing-masing untuk disimpan, dibaca atau dicetak kembali.
3. Pencarian Dokumen
Kemudahan untuk mencari dokumen secara cepat dengan cukup mengetikkan keyword untuk seluruh dokumen yang ada atau pada folder penyimpanan tertentu memberikan dukungan untuk mendapatkan dokumen yang dibutuhkan.
4. Keamanan Akses terhadap dokumen
Fitur keamanan terhadap akses dokumen dapat ditentukan menyesuaikan dengan struktur organisasi, sesuai dengan fungsi dan peran masing-masing unit terhadap ruang dokumen yang tersedia
5. Dukungan Workflow
Fitur tingkatan lanjut untuk mendukung optimasi kegiatan yang berulang dan rutin dapat dilakukan dengan menerapkan alur kerja secara otomat (workflow) sehingga proses dapat dilakukan secara lebih ringkas.
6. Multi Akses terhadap Sistem
Dengan fitur dasar akses berbasis web, pengguna dapat juga menggunakan file manajemen dengan folder-folder di sistem operasi windows atau FTP (file transfer protocol).
Setelah melalui proses kolaborasi team beberapa minggu aplikasi alfresco telah dicustomized dan bermetamorfosa menjadi aplikasi yang mampu untuk melakukan konversi dokumen hardcopy menjadi softcopy dengan bantuan mesin scanner, menyimpan file hasil scanner dalam file folder system yang ditentukan dan level otorisasi access file yang bisa diset sesuai keinginan pelanggan serta beberapa feature canggih lainnya. Maka lahirlah Aplikasi Electronic Document dan Filling System berbasis Alfresco. Aplikasi Electronic Documen dan Filling System berbasis Alfresco ini diharapkan mampu menjadi solusi permasalahan klasik yang sering muncul dalam pengelolaan dokumen secara manual seperti :
1. Kesulitan untun mengakses dokumen secara bersama-sama
2. Kesulitan untuk mencari dokumen secara cepat karena tersimpan secara manual
3. Butuh waktu satu hari untuk mendapatkan dokumen yang dibutuhkan
4. Kecepatan dalam pengambilan keputusan menjadi lambat karena alur dokumen
5. Kecepatan layanan kepada pelanggan menjadi lambat
Dengan implementasi Electronic Documen dan Filling System berbasis Alfresco diharapkan akan dapat :
1. Menyimpan dokumen secara digital (image, teks)
2. Mendukung akses dokumen secara bersama-sama
3. Mendukung pencarian dokumen secara cepat
4. Mempercepat akses terhadap dokumen menjadi kurang dari satu menit
5. Mempercepat pengambilan keputusan dengan alur dokumen secara digital
6. Mempercepat pelayanan kepada pelanggan menjadi satuan hari kerja
Beberapa fungsi utama yang disediakan oleh aplikasi manajemen ini dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Penyimpanan Dokumen Beragam Format secara Digital
Fitur ini merupakan fitur dasar dari manajemen dokumen yang memungkinkan dokumen fisik (hardcopy) diubah menjadi digital sehingga dapat dengan ringkas dan mudah diakses oleh setiap orang yang membutuhkan.
2. Akses ke Dokumen secara Bersamaan
Berbagi (sharing) dokumen secara bersamaan, para pengguna dapat berbagi file sesuai dengan kebutuhannya masing-masing untuk disimpan, dibaca atau dicetak kembali.
3. Pencarian Dokumen
Kemudahan untuk mencari dokumen secara cepat dengan cukup mengetikkan keyword untuk seluruh dokumen yang ada atau pada folder penyimpanan tertentu memberikan dukungan untuk mendapatkan dokumen yang dibutuhkan.
4. Keamanan Akses terhadap dokumen
Fitur keamanan terhadap akses dokumen dapat ditentukan menyesuaikan dengan struktur organisasi, sesuai dengan fungsi dan peran masing-masing unit terhadap ruang dokumen yang tersedia
5. Dukungan Workflow
Fitur tingkatan lanjut untuk mendukung optimasi kegiatan yang berulang dan rutin dapat dilakukan dengan menerapkan alur kerja secara otomat (workflow) sehingga proses dapat dilakukan secara lebih ringkas.
6. Multi Akses terhadap Sistem
Dengan fitur dasar akses berbasis web, pengguna dapat juga menggunakan file manajemen dengan folder-folder di sistem operasi windows atau FTP (file transfer protocol).
Siapa Yang Pasti Perlu Aplikasi Ini
1. Perusahaan atau unit bisnis yang membutuhkan akses kepada dokumen secara bersama-sama, dengan dukungan pencarian dokumen yang cepat sehingga mempercepat akses ke dokumen yang dibutuhkan dalam satuan menit
2. Perusahaan atau unit bisnis yang memerlukan dukungan pengambilan dokumen melalui alur dokumen secara digital dan pada akhirnya meningkatkan pelayanan kepada pelanggan
3. Perusahaan atau unit bisnis yang memerlukan alat bantu optimasi perkantoran (office automation tools)
Demo dan Presentasi
Bila perusahaan atau unit bisnis Anda memerlukan informasi lebih lanjut untuk penjelasan, presentasi dan demo product aplikasi ini silakan kontak kami :
Email. mdarmaone@gmail.com
YM:mdarmaone
1. Perusahaan atau unit bisnis yang membutuhkan akses kepada dokumen secara bersama-sama, dengan dukungan pencarian dokumen yang cepat sehingga mempercepat akses ke dokumen yang dibutuhkan dalam satuan menit
2. Perusahaan atau unit bisnis yang memerlukan dukungan pengambilan dokumen melalui alur dokumen secara digital dan pada akhirnya meningkatkan pelayanan kepada pelanggan
3. Perusahaan atau unit bisnis yang memerlukan alat bantu optimasi perkantoran (office automation tools)
Demo dan Presentasi
Bila perusahaan atau unit bisnis Anda memerlukan informasi lebih lanjut untuk penjelasan, presentasi dan demo product aplikasi ini silakan kontak kami :
Email. mdarmaone@gmail.com
YM:mdarmaone
Tidak ada komentar:
Posting Komentar