Hubungan antara masyarakat dan pemerintah merupakan hubungan timbal balik, masing-masing pihak memiliki hak dan kewajibannya. Salah satu bentuk interaksi yang ada antara pemerintah dan masyarakat adalah layanan publik. Layanan ini memiliki cakupan yang sangat luas mulai sistem pendataan masyarakat hingga sistem perijinan untuk kepentingan bisnis tidak terlepas dari interaksi beragam kalangan masyarakat, mulai dari pribadi hingga bisnis.
Salah satu misi bagi pemerintah daerah adalah dapat memberikan pelayanan terbaiknya kepada masyarakat. Mulai dari kepastian waktu dalam memberikan pelayanan, kepastian biaya untuk membayar restribusi hingga transparasi dalam proses untuk kejelasan prosedur dan persyaratan, merupakan parameter yang menjadi kesepakatan bersama kepada masyarakat.
Dari sedemikian banyak program yang direncanakan, salah satu inisiatif yang dilakukan oleh pemerintah daerah adalah mengintegrasikan pelayanan yang tersebar di masing-masing unit pelayanan menjadi satu kontak dengan masyarakat. Melalui pelayanan terpadu ini, diharapkan masyarakat dapat dengan mudah menghubungi dan berinteraksi dalam memenuhi kebutuhannya terhadap pelayanan publik.
Selain melakukan koordinasi dengan seluruh unit pelayanan, membentuk unit pelayanan baru, dan melengkapi dukungan terhadap pelaksanaan seperti alur proses pelayanan, dan peraturan pendukung, dibutuhkan sebuah sistem yang mampu mengintegrasikan fungsi seluruh unit.
2. Apa itu Sistem Informasi Pelayanan Terpadu (SIMTAP/SISYANDU SMART E-GOV)?
Perkembangan teknologi informasi telah berkembang sedemikian cepat, beberapa diantaranya dapat diperhatikan sehari-hari, telepon selular dan internet telah menjadi bagian perkembangan kehidupan masyarakat. Belum lagi, perkembangan di bidang komputer yang terhubung dengan sistem jaringan sehingga dapat memberikan landasan komunikasi dan kolaborasi antar unit kerja untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam melakukan pekerjaan. Hal ini didukung juga dengan perkembangan rekayasa perangkat lunak dengan memanfaatkan beragam teknologi yang dapat diakses secara mudah. Kecenderungan perangkat keras yang bekerja lebih cepat dengan harga yang semakin kompetitif juga menjadi bagian yang menarik dari perkembangan teknologi.
Memahami perkembangan teknologi sudah sejauh ini, sudah sewajarnya pemerintah daerah melakukan inisiatif untuk memanfaatkannya dalam mendukung programnya seperti yang diterangkan diatas, sistem pelayanan terpadu. Hal ini terkait dengan bagaimana menggunakan kombinasi perangkat lunak dan perangkat keras seefektif mungkin untuk mendukung program kerja pemerintah melalui implementasinya di setiap unit kerja pemerintah yang ada.
Dengan kondisi dan situasi yang dihadapi pemerintah daerah dan program kerja untuk mendukung pelayanan terpadu, sistem informasi pelayanan terpadu, SMART E-GOV, memiliki beberapa fitur yang mampu menjadi alat bantu yang sangat efisien dan efektif seperti sebagai berikut
● Mengintegrasikan Banyak Unit Kerja di Pemerintah Daerah
Struktur organisasi pemerintah yang melibatkan banyak unit dan lokasi kerja yang tersebar di beberapa tempat dapat diintegrasikan dengan sebuah sistem pelayanan terpadu yang sama sehingga akan tercipta lingkungan yang padu antara unit yang satu dan yang lain.
● Akses oleh Banyak Pegawai
Setiap unit tentunya terdiri dari para pegawai yang melakukan fungsi-fungsi dalam memberi pelayanan publik. Dengan sistem yang ada, semua pegawai yang terlibat dalam pelayanan dapat menggunakan satu sistem yang sama. Sehingga peralihan tugas pada karyawan tidak membutuhkan adaptasi dalam menggunakan sistem pelayanan terpadu yang sama.
● Menyatukan Bermacam-macam Pelayanan Publik
Sistem ini mampu secara dinamis untuk mendukung pelayanan yang ada maupun perkembangan pelayanan publik di masa mendatang baik yang dilakukan secara sekaligus maupun secara bertahap. Jenis pelayanan publik yang dicakup juga beragam mulai dari layanan catatan sipil hingga perijinan yang ada di lingkungan pemerintah daerah.
● Fleksibilitas dalam Alur Kerja
Keterlibatan unit kerja yang beragam dan perubahan struktur organisasi membutuhkan dukungan fleksibilitas dalam alur kerja yang menghubungkan masing-masing unit kerja tersebut termasuk didalamnya dari beragam tingkatan.
● Mendukung Beragam Format Cetak Dokumen
Sistem ini juga mampu mendukung otomatisasi percetakan untuk semua jenis layanan, sehingga proses cetak dokumen dalam form khusus atau secara keseluruhan tidak membutuhkan aplikasi lain atau dilakukan secara manual.
● Mendukung Beragam Ketetapan Biaya Pelayanan
Lebih jauh untuk masing-masing layanan didalamnya, ada aturan terkait biaya dengan struktur dan cara pembayarannya masing-masing seperti pembayaran dimuka, ditengah atau diakhir proses pelayanan termasuk pengembalian biaya kelebihan.
● Sistem berbasis Web
Dengan tampilan berbasis web, para pengguna akan cepat beradaptasi menggunakan aplikasi ini semudah menggunakan internet sebagai standard di teknologi komputer terkini. Kebutuhan komputer yang tidak membutuhkan spesifikasi khusus dan rumit, tanpa aplikasi yang diperlu diinstall akan memudahkan dalam operasional dan efektif secara biaya.
● Notifikasi melalui E-Mail
Dengan sistem notifikasi melalui email yang terdaftar, para pegawai dapat bekerja secara efektif dengan mengakses komputer pada saat ada pekerjaan yang perlu dilakukan. Hal ini akan memberikan kepastian proses penyelesaian pekerjaan secara tepat waktu dan tidak menghabiskan resource untuk menunggu setiap pekerjaan yang masuk.
● Pelatihan dan Ketersediaan Panduan
Untuk kepentingan operasional, dilakukan pelatihan selama beberapa waktu dengan simulasi praktek. Selin itu dilakukan juga disediakan panduan (manual) penggunaan aplikasi yang disediakan secara online dan tertulis untuk kemudahan dalam penggunaan aplikasi.
● Kecepatan Instalasi
Untuk dapat menggunakan sistem ini, waktu implementasi dalam dilakukan secara singkat, kurang dari 4 minggu karena didukung oleh aplikasi yang siap digunakan dan pengumpulan proses bisnis yang ada di lingkungan operasional, termasuk pelatihan yang dilakukan secara pararel.
● Pendampingan Operasional
Dalam memastikan kelancaran operasional, pendampingan operasional untuk penggunaan aplikasi, penanganan gangguan dan operasional pemeliharaan akan dilakukan. Durasi waktu pendampingan akan bergantung kepada kesepakatan yang diinginkan.
● Dukungan Pemeliharaan
Untuk pemeliharaan sistem, dukungan pemeliharaan dalam beberapa waktu dapat disediakan sesuai kesepakatan untuk memastikan sistem berjalan dengan baik dan pemeliharaan dilakukan secara optimal.
3. Bagaimana Ilustrasi Implementasi SIMTAP/SISYANDU SMART E-GOV?
Untuk memberikan gambaran tentang implementasi sistem manajemen terpadu, SMART E-GOV, akan disajikan konfigurasi network sebagai berikut:
Gambar 1. Konfigurasi Network
Dalam gambar di atas digambarkan tentang konfigurasi yang dapat dijelaskan sebagai berikut
Komputer Klien, merupakan komputer yang digunakan oleh petugas pemerintah untuk melayani kepada para pemohon layanan dan perijinan. Perangkat komputer ini dapat juga dilengkapi dengan mesin printer untuk mencetak bukti pelayanan atau dokumen dalam format tertentu, selain itu dapat juga dilengkapi dengan perangkat scanner atau web camera untuk kepentingan khusus seperti memindai dokumen atau mengambil foto seseorang.
Application Server, adalah perangkat komputer yang memiliki kemampuan besar untuk memproses permintaan layanan oleh komputer klien dan berhubungan dengan server database untuk menyimpan hasil proses. Fungsi utamanya adalah untuk menampilkan halaman web dan melakukan proses pengaturan alur kerja yang telah didefinisikan.
Database Server, bagian dari sistem yang berfungsi untuk menyimpan data data yang digunakan oleh aplikasi untuk melayani proses pelayanan. Selain itu terdapat juga fungsi-fungsi untuk mengeluarkan data pelaporan yang diperlukan dalam kepentingan manajemen dan penyimpanan cadangan untuk mencegah sesuatu yang tidak diinginkan terjadi.
Telepon Selular, merupakan perangkat tambahan yang dapat digunakan untuk mengakses aplikasi yang serupa dengan komputer klien, yang ditujukan untuk proses mengambil keputusan secara cepat tanpa harus melakukan aktifitas yang melibatkan percetakan atau proses lain yang menggunakan perangkat tambahan.
Akses Internet, merupakan layanan opsional apabila aplikasi ingin dikembangkan untuk dapat diakses di berbagai tempat dengan tetap menjaga keamanan melalui penggunana virtual private network, sehingga petugas di lokasi lain akan bekerja seakan mereka berada di lokasi kantor terpadu.
4. Siapa yang harus Anda hubungi saat memerlukan solusi SIMTAP/SIMYANDU SMART E-GOV?
Apabila instansi anda memerlukan solusi SIMTAP/SIMYANDU SMART E-GOV, jangan ragu silakan email kami di mdarmaone@gmail.com atau YM account kami : mdarmaone, kami akan segera mempersiapkan dan merancang solusi yang sesuai dengan kebutuhan instansi anda dengan harga jasa yang kompetitif.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar